Aplinkos projektų valdymo informacinė sistema
Informacinė sistema, skirta aplinkosaugos projektų finansavimo paraiškų teikimui, administravimui ir priežiūrai. Sistema apima visą finansavimo procesą – nuo paraiškos pateikimo iki sutarties sudarymo, lėšų skyrimo ir atsiskaitymo už įgyvendintas veiklas.
Sprendimas leidžia užtikrinti skaidrų ir efektyvų projektų valdymą bei sudaro sąlygas sklandžiam bendradarbiavimui tarp pareiškėjų ir administruojančios institucijos.
Iššūkis
Užduotis
Aplinkosaugos projektų administravimas apima didelį paraiškų kiekį, skirtingus finansavimo etapus ir griežtus kontrolės reikalavimus.
Buvo būtina sukurti sistemą, kuri leistų efektyviai valdyti paraiškų srautus, užtikrintų aiškią vertinimo ir sprendimų priėmimo eigą bei sumažintų administracinę naštą.
Taip pat svarbu buvo užtikrinti finansinių procesų tikslumą, terminų kontrolę ir patikimą integraciją su išorinėmis sistemomis.
Pagrindinės funkcijos
Paraiškų teikimas internetu
Fiziniams ir juridiniams asmenims skirta savitarna, kurioje galima prisijungti per VIISP, pasirinkti kvietimą, užpildyti paraišką ir pateikti reikiamus dokumentus.
Kvietimų ir priemonių valdymas
Finansavimo priemonių kūrimas, jų susiejimas su programomis, kvietimų formavimas, publikavimas, galiojimo terminų ir vertinimo kriterijų valdymas.
Procesų automatizavimas
Darbo eigos valdymas su automatizuotais sprendimų priėmimo ir derinimo etapais.
Pareiškėjo savitarna ir komunikacija
Savo paraiškų, jų būsenų, mokėjimo prašymų, pirkimų bei pranešimų peržiūra ir tiesioginis susirašinėjimas su APVA darbuotojais.
Paraiškų administravimas ir vertinimas
Gautų paraiškų peržiūra, filtravimas, būsenų valdymas, administratorių priskyrimas, vertinimas pagal kriterijus ir finansavimo sumos tvirtinimas.
Mokėjimo prašymų valdymas
Mokėjimo prašymų teikimas, registravimas, vertinimas pagal nustatytus kriterijus, tikslinimas ir mokėjimo būsenų administravimas.
Pirkimų valdymas
Pirkimo dokumentų pateikimas, tikslinimas, vertinimas, derinimas su projekto vadovais ir Teisės skyriumi bei pirkimo būsenų istorijos valdymas.
Pažeidimų administravimas
Galimų projekto pažeidimų inicijavimas, tyrimas, derinimas, atsakingų darbuotojų paskyrimas, sprendimų tvirtinimas ir viso proceso atsekamumas.
Projektų patikrų valdymas
Paraiškų ir projektų patikrų planavimas, patikros kriterijų ir klausimynų taikymas, rezultatų fiksavimas bei patikrų istorijos valdymas.
Atstovavimo ir naudotojų valdymas
Fizinių ir juridinių asmenų profilių, įgaliotų atstovų, administratorių, grupių, rolių ir prieigos teisių administravimas.
Ataskaitos, rodikliai ir statistika
Paraiškų, projektų, finansavimo ir pasiektų rodiklių statistikos formavimas, ataskaitų generavimas, duomenų filtravimas ir eksportas.
Integracijos su registrais ir išorinėmis sistemomis
Duomenų mainai su VIISP, Gyventojų registru, Juridinių asmenų registru, Nekilnojamojo turto registru, VMI, KOTIS, „Regitra“, „Tuvlita“ ir kitomis sistemomis, automatizuojant duomenų patikrą ir pildymą.
Rezultatas
Sprendimas: APVIS
Sukurta sistema leidžia Aplinkos projektų valdymo agentūrai efektyviai administruoti finansavimo procesus ir užtikrinti jų skaidrumą. Sprendimas automatizuoja pagrindinius paraiškų vertinimo, sutarčių sudarymo ir atsiskaitymo etapus, sumažindamas rankinio darbo apimtį ir klaidų tikimybę. Integracijos su valstybės registrais, mokėjimų ir dokumentų pasirašymo platformomis užtikrina sklandų duomenų apsikeitimą bei patikimą finansinių operacijų vykdymą. Sistema taip pat sudaro sąlygas realiu laiku stebėti procesų eigą ir priimti pagrįstus sprendimus.
Projekto rezultatai
Projekto metu sukurta ir išplėtota Aplinkos projektų valdymo informacinė sistema (APVIS), skirta automatizuoti visą APVA administruojamų finansavimo programų projektų gyvavimo ciklą – nuo finansavimo priemonių ir kvietimų paskelbimo, paraiškų pateikimo bei vertinimo iki mokėjimo prašymų, pirkimų, patikrų, pažeidimų administravimo ir projekto užbaigimo. Projekto apimtyje atliktas sistemos funkcionalumo projektavimas ir konstravimas, sukurta pareiškėjų savitarnos bei APVA vidinė administravimo aplinka, realizuotos integracijos su VIISP, Gyventojų registru, Juridinių asmenų registru, Nekilnojamojo turto registru, „Regitra“, „Tuvlita“ ir kitais išoriniais duomenų šaltiniais, įgyvendinti prieigos teisių, veiksmų audito, duomenų apsaugos, atsarginių kopijų ir sistemos patikimumo mechanizmai. Dokumente projektas tiesiogiai įvardijamas kaip APVIS kūrimo, vystymo, palaikymo ir garantinio aptarnavimo paslaugų projektas. Sistemos vystymas vyko etapais, nuosekliai plečiant jos funkcionalumą – dokumento keitimo istorijoje fiksuojami paraiškų ir mokėjimo prašymų eksporto, įgaliotų asmenų, integracijų veiksmų žurnalų, patikrų generavimo, pirkimų, pažeidimų ir planinių projektų patikrų moduliai. Taip sukurtas ne vien elektroninis paraiškų pateikimo portalas, o kompleksinė projektų administravimo platforma, skirta tiek išoriniams pareiškėjams, tiek skirtingas funkcijas atliekantiems APVA darbuotojams.
Duomenimis grįstas finansavimo programų valdymas
Skaidrus ir kontroliuojamas projektų vykdymas
Automatizuotos duomenų patikros per valstybinius registrus
Automatizuotas paraiškų vertinimas ir finansavimo administravimas
Elektroninė pareiškėjo savitarna
Vieninga paraiškų administravimo platforma