Centralizuota vaikų priėmimo informacinė sistema
Savivaldybėms pritaikytos vaikų registravimo ir priėmimo į ugdymo įstaigas informacinės sistemos, skirtos skaitmenizuoti visą prašymų pateikimo, priėmimo ir administravimo procesą. Platformos leidžia gyventojams elektroniniu būdu pateikti prašymus į darželius ir mokyklas, stebėti jų nagrinėjimo eigą, o savivaldybių specialistams – centralizuotai administruoti priėmimo procesus, vietų paskirstymą ir ugdymo įstaigų duomenis.
Sprendimai įgyvendinti skirtingose Lietuvos savivaldybėse: Telšių rajono, Marijampolės, Tauragės ir Visagino savivaldybes, pritaikant sistemas prie kiekvienos savivaldybės priėmimo tvarkos, teisės aktų ir administravimo procesų.
Iššūkis
Užduotis
Savivaldybėms reikėjo sukurti vieningą informacinę sistemą, kuri pakeistų popierinius ar tarpusavyje nesusietus vaikų registravimo procesus bei užtikrintų skaidrų ir efektyvų priėmimą į ugdymo įstaigas.
Sistema turėjo suteikti gyventojams galimybę elektroniniu būdu pateikti prašymus, pasirinkti pageidaujamas ugdymo įstaigas, atnaujinti pateiktus duomenis ir realiuoju laiku stebėti prašymo būseną. Tuo pačiu savivaldybių administracijoms reikėjo patikimų įrankių eilių valdymui, vietų paskirstymui, prioritetų taikymui, dokumentų administravimui ir komunikacijai su gyventojais.
Svarbus projekto aspektas buvo lankstumas – kiekviena savivaldybė taiko skirtingą priėmimo tvarką, prioritetų sistemą ir administravimo procesus, todėl sprendimas turėjo būti lengvai konfigūruojamas neprarandant bendros sistemos architektūros.
Ne mažiau svarbios buvo integracijos su valstybės registrais, elektroninio identifikavimo sprendimais, duomenų apsauga, audito funkcionalumas ir galimybė sistemą nuolat plėsti pagal besikeičiančius teisės aktų reikalavimus.
Pagrindinės funkcijos
Elektroninis prašymų teikimas
Prašymų į darželius ir mokyklas pateikimas internetu, jų redagavimas, dokumentų pateikimas ir prašymo būsenos stebėjimas.
Prašymų vertinimas ir eilių sudarymas
Prašymų vertinimas pagal nustatytus kriterijus ir svorius, automatinis priėmimo eilių sudarymas, perskaičiavimas bei vietos eilėje stebėjimas.
Ugdymo įstaigų ir vietų valdymas
Ugdymo įstaigų, programų, grupių, priėmimo kvotų, vietų skaičiaus, darbuotojų ir kitos įstaigos informacijos administravimas.
Administravimo aplinka
Prašymų administravimas, naudotojų valdymas, sprendimų priėmimas, ataskaitų formavimas ir procesų stebėsena.
Integracijos ir autentifikavimas
Integracijos su elektroninio identifikavimo sprendimais, valstybės registrais bei saugus naudotojų autentifikavimas.
Ataskaitos ir analitika
Statistiniai duomenys apie priėmimo procesus, vietų užimtumą, prašymų srautus ir kiti analitiniai įrankiai.
Naudotojų registracija ir autentifikacija
Tėvų, globėjų ir kitų portalo naudotojų prisijungimas per VIISP, profilio sukūrimas, kontaktinių duomenų ir susijusių šeimos narių valdymas.
Automatinis prašymų duomenų tikrinimas
Prašymų formų automatinis užpildymas ir duomenų validacija naudojant valstybės registruose bei informacinėse sistemose gaunamus duomenis.
Elektroninių sutarčių sudarymas
Sutarčių dėl ugdymo įstaigos lankymo formavimas, derinimas, valdymas ir elektroninis pasirašymas naudojant „Dokobit“, "Elpako".
Skundų ir paklausimų valdymas
Tėvų ir globėjų skundų bei paklausimų teikimas ugdymo įstaigoms, atsakymų, tikslinimų ir susijusių dokumentų valdymas.
Pranešimai ir procesų automatizavimas
Automatiniai pranešimai ir priminimai apie prašymų būsenas, eiles, sutartis bei kitus proceso įvykius naudotojo paskyroje ir el. paštu.
Naudotojų, rolių ir teisių valdymas
Savivaldybės, ugdymo įstaigų darbuotojų ir administratorių paskyrų, grupių, rolių bei prieigos teisių centralizuotas administravimas.
Viešasis portalas ir turinio valdymas
Viešas ugdymo įstaigų, jų užimtumo, naujienų, DUK ir kitos informacijos pateikimas bei centralizuotas portalo struktūros ir turinio administravimas.
Integracijos ir duomenų mainai
Automatizuoti duomenų mainai su VIISP, Gyventojų registru, Mokinių registru, NDNT, SPIS, Studentų ir Užsieniečių registrais, „Dokobit“, el. pašto ir kitomis sistemomis.
Rezultatas
CVPIS: centralizuota vaikų priėmimo informacinė sistema
Sukūrėme modulinę vaikų priėmimo į ugdymo įstaigas platformą, kuri sėkmingai pritaikyta Lietuvos savivaldybėms. Sprendimas apima visą priėmimo procesą – nuo elektroninio prašymo pateikimo iki galutinio vietų paskirstymo ir administravimo. Platforma suprojektuota taip, kad būtų lengvai pritaikoma skirtingų savivaldybių poreikiams. Kiekviena savivaldybė gali taikyti individualias priėmimo taisykles, prioritetus, terminus ir darbo procesus, išlaikant bendrą technologinę architektūrą bei vienodą naudotojo patirtį. Didelis dėmesys skirtas procesų automatizavimui. Sistema padeda sumažinti administracinę naštą savivaldybių specialistams, eliminuoja rankinį duomenų apdorojimą, užtikrina didesnį priėmimo proceso skaidrumą ir leidžia gyventojams realiuoju laiku matyti savo prašymų būseną. Lanksti architektūra suteikia galimybę sistemą nuolat plėtoti, diegti naujus modulius, integruoti papildomas valstybines informacines sistemas ir pritaikyti sprendimą besikeičiantiems teisės aktams ar savivaldybių poreikiams.
Projekto rezultatai
Projekto metu atlikta savivaldybių vaikų priėmimo į ugdymo įstaigas veiklos procesų ir naudotojų poreikių analizė, funkcinis bei techninis projektavimas, duomenų modelio, naudotojų rolių, procesų ir naudotojo sąsajų suprojektavimas. Parengta sistemos komponentinė architektūra, viešojo portalo, tėvų / globėjų savitarnos, ugdymo įstaigų ir savivaldybės darbuotojų aplinkos, sukurti prašymų, sutarčių, skundų ir paklausimų, eilių sudarymo, ataskaitų, naudotojų bei turinio valdymo moduliai. Sprendimai sėkmingai pritaikyti skirtingoms savivaldybėms, išlaikant bendrą technologinę platformą ir pritaikant funkcionalumą individualiems administravimo poreikiams.
Patikimi duomenų mainai ir geresnė procesų kontrolė
Centralizuotas ugdymo įstaigų ir savivaldybės administravimas
Skaitmenizuotas visas priėmimo procesas iki sutarties
Automatizuotas prašymų tikrinimas ir eilių sudarymas
Elektroninė tėvų ir globėjų savitarna
Vieninga vaikų priėmimo į ugdymo įstaigas sistema