Kasdienės Užsienio reikalų ministerijos informacijos sistema
Moderni intraneto platforma, sukurta Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministerijai ir diplomatinių atstovybių tinklui visame pasaulyje. Sistema vienoje aplinkoje sujungia vidinę komunikaciją, dokumentų valdymą, projektinį darbą ir kasdienes darbuotojų bendradarbiavimo priemones, padedančias efektyviau dalintis informacija ir koordinuoti veiklą.
Iššūkis
Užduotis
Ministerijai reikėjo vieningos skaitmeninės darbo aplinkos, kuri pakeistų fragmentuotus vidinės komunikacijos kanalus ir suteiktų darbuotojams greitą prieigą prie aktualios informacijos nepriklausomai nuo jų darbo vietos ar šalies.
Sprendimas turėjo apjungti naujienų skelbimą, dokumentų dalijimąsi, projektų koordinavimą, dokumentų derinimą, darbuotojų kontaktų paiešką, užduočių valdymą ir kitus kasdien naudojamus įrankius į vieną saugią platformą. Taip pat buvo svarbu užtikrinti lankstų prieigos teisių valdymą, integracijas su vidinėmis ministerijos sistemomis bei patogų turinio administravimą.
Sukurta sistema padeda palaikyti sklandžią komunikaciją tarp ministerijos padalinių, diplomatinių atstovybių ir specialiųjų misijų, užtikrinant, kad svarbi informacija darbuotojus pasiektų laiku.
Pagrindinės funkcijos
Vidinė komunikacija
Naujienų, pranešimų, skelbimų ir įvykių publikavimas bei tikslinis informacijos paskirstymas skirtingoms darbuotojų grupėms.
Dokumentų ir projektų valdymas
Bendras dokumentų saugojimas, projektinių darbo grupių kūrimas, užduočių koordinavimas ir bendradarbiavimas vieningoje aplinkoje.
Darbuotojų bendradarbiavimas
Vidinis socialinis tinklas, darbuotojų profiliai, kontaktų paieška, bendras kalendorius ir diskusijų erdvės efektyvesniam komandiniam darbui.
Saugumas ir integracijos
Sudėtingas naudotojų rolių modelis, SSO autentifikavimas, integracijos su vidinėmis informacinėmis sistemomis bei centralizuotas prieigų valdymas.
Žiniasklaidos monitoringas ir personalizuotos prenumeratos
Žiniasklaidos naujienų kaupimas, paieška ir filtravimas pagal temas bei šaltinius, „karštų“ naujienų išskyrimas, individualių prenumeratų nustatymas ir automatinių naujienlaiškių siuntimas darbuotojams.
Darbuotojų ir padalinių katalogas
Hierarchinė URM struktūros, padalinių, darbuotojų profilių ir kontaktų peržiūra bei paieška pagal vardą, pareigas, padalinį ar kontaktinius duomenis, informaciją automatiškai sinchronizuojant su Personalo sistema.
Bendrų resursų rezervavimas
Posėdžių salių, automobilių ir kitų bendrų ministerijos resursų užsakymas, jų užimtumo kalendoriaus peržiūra, rezervacijų kūrimas ir administravimas.
Centralizuota paieška ir informacijos suradimas
Vieninga pilnatekstė paieška skirtingose KURMIS srityse – naujienose, darbuotojų ir padalinių informacijoje, projektuose, dokumentuose bei kituose portalo objektuose, naudojant „ElasticSearch“.
Ekstranetas ir nuotolinė prieiga
Atskirai apsaugota KURMIS aplinka, leidžianti autorizuotiems darbuotojams už URM vidinio tinklo ribų pasiekti aktualią kontaktinę ir žiniasklaidos informaciją, automatiškai sinchronizuojamą su vidine sistema.
Rezultatas
KURMIS: Kasdienės Užsienio reikalų ministerijos informacijos sistema
Sukurta daugiafunkcė intraneto ir ekstraneto platforma, kuri tapo centrine ministerijos darbuotojų darbo ir komunikacijos erdve. Joje vieningoje sistemoje valdomos naujienos, dokumentai, projektai, rezervacijos, darbuotojų informacija ir kita kasdienė veiklai reikalinga informacija. Platforma sukurta taip, kad skirtingi padaliniai galėtų savarankiškai administruoti savo turinį, o darbuotojai greitai rastų aktualią informaciją, bendradarbiautų projektuose ir gautų jiems aktualius pranešimus. Integracijos su vidinėmis sistemomis bei lanksti teisių architektūra užtikrina saugų ir efektyvų sistemos naudojimą visame diplomatiniame tinkle. Modulinis sprendimas leidžia platformą nuosekliai plėsti, diegti naujus funkcionalumus ir prisitaikyti prie besikeičiančių organizacijos poreikių.
Projekto rezultatai
Projekto metu atliktas visas KURMIS – Kasdienės Užsienio reikalų ministerijos informacijos sistemos sukūrimo ciklas: išanalizuoti URM vidinės komunikacijos, darbuotojų, padalinių, projektų, dokumentų, naujienų, prenumeratų ir bendrų resursų valdymo procesai, suprojektuota sistemos architektūra, duomenų modelis, naudotojų rolės ir prieigos teisės. Sukurtos ir įdiegtos Intranet ir Extranet aplinkos, realizuoti funkciniai moduliai bei integracijos su Personalo sistema, MS Active Directory / LDAP, MS SharePoint ir el. pašto infrastruktūra, parengtos testinė ir gamybinė aplinkos, atliktas sistemos testavimas, priėmimas ir parengimas tolimesniam vystymui bei palaikymui.
Saugi prieiga ir integruota URM informacinė ekosistema
Patogesnis kasdienių vidinių resursų naudojimas
Skaitmenizuotas komandinis darbas ir projektų valdymas
Efektyvesnis darbuotojų ir organizacinės struktūros valdymas
Centralizuota ir personalizuota vidinė komunikacija
Vieninga ministerijos vidinė informacinė erdvė