Lietuvos kultūros tarybos informacinė sistema
Informacinė sistema, skirta kultūros projektų finansavimo procesų administravimui, stebėsenai ir analizei. Ji apima visą paraiškų gyvavimo ciklą – nuo pateikimo iki vertinimo, finansavimo skyrimo ir atsiskaitymo už įgyvendintas veiklas.
Sistema sudaro sąlygas efektyviai organizuoti projektų vertinimą, užtikrinti skaidrų sprendimų priėmimą ir centralizuotai valdyti su finansavimu susijusius procesus.
Iššūkis
Užduotis
Kultūros projektų administravimas apima daug skirtingų etapų ir dalyvių – pareiškėjus, ekspertus ir administruojančią instituciją.
Iki sistemos įdiegimo šie procesai buvo iš dalies fragmentuoti, reikalavo daug rankinio koordinavimo ir apsunkino tiek paraiškų vertinimą, tiek tolimesnę projektų priežiūrą.
Buvo reikalingas sprendimas, kuris užtikrintų aiškią procesų struktūrą, sumažintų administracinę naštą ir sudarytų galimybę realiu laiku stebėti paraiškų ir projektų eigą.
Pagrindinės funkcijos
Paraiškų administravimas
Elektroninis paraiškų teikimas, peržiūra ir valdymas vieningoje sistemoje.
Ekspertinis vertinimas
Vertinimo procesų organizavimas, užduočių paskirstymas ekspertams ir rezultatų fiksavimas.
Ataskaitos ir stebėsena
Projektų įgyvendinimo stebėjimas, ataskaitų teikimas ir duomenų analizė.
Sutarčių valdymas
Finansavimo sutarčių sudarymas, pasirašymas ir administravimas.
Kvietimų ir programų valdymas
Centralizuotas kvietimų, finansavimo programų ir priemonių administravimas - nuo konfigūravimo iki terminų bei biudžetų kontrolės vienoje vietoje.
Sprendimų priėmimas
Skaidrus finansavimo sprendimų procesas su proceso automatizavimu, rezultatų registravimu ir pareiškėjų informavimu.
Mokėjimų ir biudžeto kontrolė
Finansinių srautų, mokėjimų ir biudžeto panaudojimo stebėsena su integracijomis į išorines sistemas.
Ataskaitos ir monitoringas
Automatinės ataskaitos, KPI stebėsena ir analitiniai dashboard’ai, leidžiantys realiu laiku vertinti projektų pažangą.
Pranešimų sistema
Automatiniai pranešimai, terminų priminimai ir vidinė komunikacija užtikrina sklandų dalyvių bendradarbiavimą.
Dinaminės formos
Pažangus konstruktorius su DI integracija, dinaminių paraiškų ir klausimynų konfigūravimui, palaikantys integracijas ir duomenų validavimo taisykles.
Integracijos
Integracinės sąsajos su valstybiniais registrais (GR, JAR, ĮR), autentifikacijos priemonėmmis (VIISP) ir kt. užtikrina duomenų mainus ir automatizuotą formų pildymą.
Auditas ir atsekamumas
Formos ir dokumentai yra versijuojami, saugomi naudotojų veiksmai ir sistemos auditavimo įrašai.
Rezultatas
Lietuvos kultūros tarybos informacinė sistema
Sukurta sistema leidžia Lietuvos kultūros tarybai centralizuotai valdyti kultūros projektų finansavimo procesus ir užtikrinti jų skaidrumą. Sprendimas automatizuoja paraiškų teikimą, vertinimą, sutarčių sudarymą ir atsiskaitymą, taip sumažindamas administracinę naštą ir klaidų tikimybę. Integracijos su valstybės registrais leidžia užtikrinti duomenų tikslumą, o elektroninio pasirašymo ir pranešimų funkcionalumas – sklandų proceso dalyvių bendradarbiavimą. Sistema taip pat sudaro sąlygas analizuoti projektų duomenis ir priimti pagrįstus sprendimus dėl finansavimo.
Projekto rezultatai
Sistema skirta dotacijų ir finansavimo procesų automatizavimui, paraiškų teikimui ir jų vertinimui, sprendimų priėmimui ir dokumentų administravimui.
Pilnas procesų skaitmenizavimas: nuo kvietimų skelbimo, paraiškų teikimo, sutarčių sudarymo iki mokėjimo prašymų ir ataskaitų teikimo.
Ekspertinio vertinimo procesų įgyvendinimas
Kompleksinės dinaminės formos su automatiniu duomenų užpildymu.
Dokumentų generavimas pagal dinaminius šablonus
Integracijos su valstybės registrais ir informacinėmis sistemomis
Pranešimų - informavimo sistema ir terminų kontrolė