SODRA intranetas
Moderni skaitmeninė darbo ir vidinės komunikacijos erdvė, vienoje vietoje sujungianti darbuotojus, informaciją, kasdienius procesus ir bendradarbiavimo priemones. Platformoje centralizuotai pasiekiamos naujienos, kontaktai, renginiai, dokumentai, apklausos, idėjos, viešieji pirkimai, salių rezervavimas ir padalinių erdvės, o integracijos su pagrindinėmis organizacijos sistemomis užtikrina sklandų duomenų apsikeitimą ir patogų kasdienį naudojimą. Sprendimas sukurtas kaip vieningas skaitmeninis „Sodros“ darbuotojo darbo centras, padedantis greičiau rasti informaciją, efektyviau komunikuoti ir stiprinti bendradarbiavimą visoje organizacijoje.
Iššūkis
Užduotis
„Sodrai“ reikėjo sukurti vieningą vidinės komunikacijos ir kasdienio darbo platformą, kuri apjungtų skirtingose sistemose ir padaliniuose esančią informaciją bei suteiktų darbuotojams vieną patogų prieigos tašką. Esminis iššūkis buvo ne tik sukurti informacinį intranetą, bet ir jį integruoti su pagrindine organizacijos IT infrastruktūra – darbuotojų autentifikavimu ir rolėmis, kontaktais, kalendoriais bei viešai skelbiama informacija.
Sprendimas turėjo būti pritaikytas didelei organizacijai su skirtingais padaliniais ir naudotojų grupėmis, todėl buvo svarbu užtikrinti decentralizuotą turinio valdymą, skirtingas prieigos teises, vidines grupių erdves ir aiškią informacijos struktūrą. Kartu reikėjo sudaryti sąlygas darbuotojams ne tik gauti informaciją, bet ir aktyviai dalyvauti – komentuoti, reaguoti, teikti idėjas, dalyvauti apklausose ir naudotis bendromis organizacijos paslaugomis.
Pagrindinės funkcijos
Naujienos ir vidinė komunikacija
Organizacijos naujienos, pranešimai, diskusijos, apklausos ir personalizuotas informacijos pateikimas skirtingoms darbuotojų grupėms.
Darbo organizavimo įrankiai
Dokumentų paieška, renginių kalendorius, registracija į mokymus, posėdžių salių rezervavimas bei kasdieniams procesams skirti moduliai.
Darbuotojų idėjos
Erdvė darbuotojams teikti idėjas ir pasiūlymus organizacijos veiklos gerinimui, juos komentuoti, vertinti ir diskutuoti bendruomenėje.
Saugumas ir integracijos
LDAP autentifikavimas, vieningo prisijungimo (SSO) principas, integracijos su vidinėmis SODRA sistemomis bei lankstus naudotojų teisių administravimas.
Darbuotojų kontaktai ir struktūra
Centralizuotas darbuotojų katalogas su paieška pagal vardą, pavardę, padalinį ir poskyrį, atvaizduojantis oficialią organizacinę struktūrą, kontaktinius duomenis, darbo vietą ir kitą darbuotojo informaciją
Renginiai ir kalendorius
Organizacijos ir padalinių renginių kūrimas bei publikavimas, renginių kalendorius, archyvas, paieška ir filtravimas pagal padalinį, datą bei renginio tipą
Salių rezervavimas
Posėdžių ir susitikimų salių užimtumo peržiūra bei rezervavimas, integruotas su Microsoft Exchange ir Outlook, kad rezervacijos būtų sinchronizuojamos su darbuotojų kalendoriais.
Dokumentų biblioteka
Centralizuotas dokumentų publikavimas, grupavimas ir saugojimas, dokumentų galerijos, įvairių failų formatų valdymas bei prieiga pagal naudotojų teises. Techninėje dokumentacijoje dokumentai išskirti kaip atskira duomenų sritis.
Viešųjų pirkimų valdymas
Viešųjų pirkimų informacijos registravimas, dokumentų ir nuorodų prisegimas, terminų, pirkimo būdo, nugalėtojo, sutarties vertės ir būsenos valdymas bei duomenų perdavimas į sodra.lt.
Žiniasklaidos apžvalgos
Vidinis žiniasklaidos aktualijų srautas su galimybe skelbti apžvalgas, prisegti PDF, vaizdus, video ar nuorodas į išorinius šaltinius.
Apklausos ir grįžtamasis ryšys
Vidinių apklausų kūrimas ir vykdymas, darbuotojų atsakymų rinkimas bei rezultatų saugojimas ir analizė. Apklausos techninėje dokumentacijoje realizuotos kaip atskira duomenų sritis.
Padalinių ir grupių erdvės
Atskiros vidinės grupių aplinkos – savotiški „intranetai intranete“, kuriuose padaliniai ar darbuotojų grupės savarankiškai valdo savo naujienas, informaciją ir kitus aktyvuotus modulius
Centralizuota paieška
Bendra paieška intraneto turinyje, leidžianti greitai rasti darbuotojus, dokumentus, naujienas, renginius ir kitą organizacijos informaciją. Paieška specifikacijoje išskirta kaip atskiras intraneto modulis.
Naudojimo ir turinio analitika
Naujienų peržiūrų, komentarų, reakcijų ir bendro naudotojų srauto statistika, leidžianti vertinti darbuotojų įsitraukimą bei intraneto naudojimą. Techninėje dokumentacijoje atskirai aprašyta įrašų ir vartotojų srauto statistika.
Rezultatas
SODRA intranetas: vidinės komunikacijos platforma
Sukurta modulinė „Sodros“ intraneto platforma, tapusi centrine darbuotojų informacijos, komunikacijos ir bendradarbiavimo aplinka. Joje sujungti naujienų, kontaktų, renginių, dokumentų, viešųjų pirkimų, salių rezervavimo, žiniasklaidos apžvalgų, apklausų, idėjų, paieškos ir analitikos moduliai, o atskiri padaliniai bei grupės gali valdyti savo vidines erdves ir turinį. Platforma integruota su Microsoft Active Directory, Forefront Identity Manager, Microsoft Exchange ir sodra.lt, todėl naudotojų duomenys, rolės, kontaktai, rezervacijos ir publikuojama informacija valdomi vientisai. Sukurtas sprendimas veikia ne kaip atskira vidinė svetainė, o kaip vieningas skaitmeninis darbuotojo darbo centras, padedantis greičiau rasti informaciją, efektyviau komunikuoti ir bendradarbiauti visos organizacijos mastu.
Projekto rezultatai
Projekto metu „Sodrai“ sukurta ir įdiegta nauja intraneto informacinė sistema, apimanti visą sprendimo realizavimo ciklą – nuo reikalavimų detalizavimo ir sistemos projektavimo iki programavimo, integracijų, testavimo, techninės dokumentacijos parengimo ir diegimo. Buvo sukurta modulinė turinio valdymo sistema su specializuotais vidinės komunikacijos ir kasdienio darbo moduliais, įgyvendintos integracijos su Microsoft Active Directory, Forefront Identity Manager, Microsoft Exchange ir sodra.lt, taip užtikrinant centralizuotą naudotojų, rolių ir duomenų valdymą. Parengta sistemos architektūra, duomenų struktūros, web servisai ir techninė dokumentacija, o galutinis sprendimas paruoštas saugiai eksploatacijai ir tolesniam vystymui organizacijos aplinkoje.
Duomenimis paremtas intraneto valdymas
Integruoti kasdieniai procesai
Efektyvesnis bendradarbiavimas tarp padalinių
Greitesnė vidinė komunikacija
Centralizuotas darbuotojų katalogas
Vieninga darbuotojų skaitmeninė darbo erdvė