VERTIS - Vertimo paslaugų administravimo informacinė sistema
VERTIS – nacionalinė informacinė sistema, skirta centralizuotam valstybės teikiamų vertimo paslaugų administravimui. Sistema sudaro sąlygas efektyviai organizuoti ir valdyti vertimo ir VOIP paslaugų teikimą 24 kalbomis, užtikrinant sklandų bendradarbiavimą tarp paslaugų gavėjų, vertimo biurų ir vertėjų.
Sprendimas leidžia skaitmenizuoti visą paslaugos teikimo ciklą – nuo užsakymo pateikimo iki paslaugos įvykdymo ir apskaitos.
Iššūkis
Užduotis
Užtikrinti vieningą ir skaidrų vertimo paslaugų administravimą, apimantį skirtingas dalyvių grupes – paslaugų gavėjus, agentūrą, vertimo biurus ir vertėjus.
Iki sistemos sukūrimo procesai buvo fragmentuoti, sudėtinga efektyviai paskirstyti užsakymus, stebėti jų vykdymą ir užtikrinti paslaugų kokybės kontrolę.
Taip pat buvo būtina sudaryti sąlygas realiu laiku koordinuoti žodinio vertimo paslaugas bei tiksliai apskaityti jų trukmę.
Pagrindinės funkcijos
Vertimo paslaugų užsakymas
Vertimų žodžiu, raštu, telefonu ir vaizdo konferencijoje užsakymas bei užsakymo duomenų pateikimas.
Sutarčių, įkainių ir limitų valdymas
Sutarčių, paslaugų įkainių, finansinių likučių, kredito bei paslaugų limitų kontrolė.
Vertimo proceso koordinavimas
Vertimo biurai gali priimti užsakymus, skirstyti juos vertėjams ir stebėti vykdymo eigą.
Paslaugų vykdymas
Vertėjo paskyrimas, paslaugos atlikimas, trukmės ir rezultatų registravimas bei paslaugos užbaigimas.
Naudotojų ir paskyrų valdymas
Paslaugų gavėjų, institucijų, vertėjų ir administratorių registracija, paskyrų, rolių ir prieigos teisių valdymas.
Vertėjų ir biurų valdymas
Vertimo biurų, vertėjų, jų kalbų, kvalifikacijų ir paslaugų teikimo galimybių administravimas.
Dokumentų ir patvirtinimų valdymas
Originalių ir išverstų dokumentų, paslaugų suteikimo patvirtinimų, aktų ir kitų susijusių failų valdymas.
Pranešimai ir komunikacija
Automatinių SMS, el. pašto pranešimų, priminimų ir naudotojų informavimo taisyklių valdymas.
Telefoniniai vertimai ir VOIP
Telefoninių vertimų organizavimas, skambučių sujungimas, trukmės bei įrašų fiksavimas per VOIP integraciją.
Ataskaitos ir statistika
Paslaugų, užsakymų, finansinių ir kitų duomenų analizė, filtravimas bei ataskaitų formavimas.
Auditas ir duomenų kontrolė
Naudotojų veiksmų, pakeitimų, prisijungimų, integracijų ir sistemos įvykių registravimas bei atsekamumas.
Sistemos administravimas
Klasifikatorių, kalbų, bendrųjų nustatymų, turinio, integracijų ir kitų sistemos parametrų administravimas.
Rezultatas
Vertimo paslaugų administravimo informacinė sistema
VERTIS – tai centralizuota vertimo paslaugų administravimo informacinė sistema, skirta Priėmimo ir integracijos agentūrai, paslaugų gavėjams, institucijoms, vertėjams ir vertimų biurams. Sprendimas apima visą vertimo paslaugos gyvavimo ciklą: nuo naudotojo registracijos ir vertimo užsakymo pateikimo iki vertėjo paskyrimo, paslaugos suteikimo, gavimo patvirtinimo, atsiskaitymo duomenų, ataskaitų ir audito. Sistemoje administruojami vertimai žodžiu, raštu, telefonu ir vaizdo konferencijose, o skirtingoms naudotojų grupėms suteikiamos jų funkcijoms pritaikytos darbo aplinkos ir teisės. Sprendimas veikia kaip vieninga proceso valdymo platforma: užsakymas pateikiamas sistemoje, automatiškai tikrinamos nustatytos paslaugos suteikimo sąlygos ir limitai, valdomos užsakymo būsenos, vertimų biurui ir vertėjui perduodamos užduotys, o naudotojai apie svarbius proceso įvykius informuojami automatiniais pranešimais. Integracija su VOIP ir SMS paslaugomis leidžia sistemoje organizuoti vertimus telefonu, fiksuoti pokalbio trukmę ir įrašus bei automatizuotai siųsti patvirtinimus ir priminimus pasirinkta kalba. Administracinėje aplinkoje centralizuotai valdomi naudotojai, sutartys, paslaugų limitai, užsakymai, klasifikatoriai, pranešimų taisyklės, ataskaitos ir sistemos žurnalai. VERTIS išskirtinumas – ne atskirų vertimo užsakymų registravimas, o viso vertimo paslaugų proceso sujungimas į vieną valdomą ir atsekamą skaitmeninę grandinę. Sistema vienoje aplinkoje sujungia paslaugos gavėją, užsakančią instituciją, vertimų biurą, vertėją ir administratorių, automatizuoja komunikaciją bei paslaugos vykdymo kontrolę ir kartu užtikrina duomenų saugą, naudotojų teisių diferenciaciją bei veiksmų auditą. Modulinė architektūra ir standartizuotos integracinės sąsajos sudaro galimybes sprendimą toliau plėsti ir pritaikyti kintantiems veiklos
Projekto rezultatai
Projekto metu buvo suteiktas visas VERTIS sukūrimui ir parengimui eksploatuoti reikalingų paslaugų ciklas: atlikta funkcinių ir nefunkcinių reikalavimų analizė, detalizuoti veiklos procesai, naudotojų rolės, duomenų srautai ir integracijos, parengta sistemos architektūra, projektavimo dokumentacija bei naudotojo sąsajos modeliai. Taip pat parengtos testavimo ir gamybinė aplinkos, sukonstruoti ir sukonfigūruoti sistemos moduliai, įgyvendintos SMS ir VOIP integracijos, atlikti vidiniai, funkciniai, našumo ir saugumo testai, vykdytas priėmimo testavimas bei bandomoji eksploatacija. Projekto metu taip pat parengtos sistemos paleidimo, atstatymo, naudotojų ir administratorių instrukcijos, atliktas naudotojų ir administratorių instruktavimas, o sprendimui numatyta garantinė priežiūra, klaidų šalinimas, atnaujinimai ir eksploatacinė pagalba.
Visiškai atsekamas ir duomenimis pagrįstas paslaugų valdymas
Skirtingoms rolėms – skirtinga darbo aplinka tame pačiame procese
Užsakymų paskirstymo ir vykdymo kontrolės mechanizmai
Automatizuota daugiakalbė komunikacija su paslaugų gavėjais ir VOIP telefonijos sistema (skambučių valdymas ir apskaita)
Integruotas paslaugų limitų, sutarčių ir kainodaros valdymas
Vienoje sistemoje valdomi visi vertimo paslaugų būdai ir procesai: nuo poreikio iki paslaugos patvirtinimo