Vilniaus konkursų ir paraiškų administravimo sistema
Skaitmeninė konkursų administravimo platforma, skirta Vilniaus miesto savivaldybės finansavimo programų organizavimui ir paraiškų valdymui. Sistema vieningoje aplinkoje apjungia konkursų skelbimą, elektroninių paraiškų teikimą, dokumentų administravimą, vertinimo procesus bei komunikaciją su pareiškėjais, užtikrindama skaidrų ir efektyvų konkursų administravimą.
Iššūkis
Užduotis
Vilniaus miesto savivaldybei reikėjo sukurti centralizuotą informacinę sistemą, kuri pakeistų skirtingus konkursų administravimo procesus ir sudarytų galimybę visas finansavimo programas valdyti vieningoje platformoje. Pagrindinis tikslas buvo skaitmenizuoti paraiškų teikimo ir vertinimo procesą, sumažinti administracinę naštą bei užtikrinti didesnį procesų skaidrumą.
Sistema turėjo būti pritaikyta įvairių tipų konkursams – kultūros, bendruomenių, sporto, nevyriausybinių organizacijų ir kitoms finansavimo programoms. Buvo svarbu sukurti lankstų sprendimą, leidžiantį kiekvienam konkursui taikyti individualias paraiškų formas, vertinimo kriterijus, dokumentų reikalavimus ir administravimo eigą.
Ne mažiau svarbios buvo naudotojų autentifikavimo, dokumentų valdymo, pranešimų, paraiškų būsenų stebėjimo bei administravimo funkcijos, leidžiančios efektyviai valdyti visą konkurso gyvavimo ciklą – nuo paskelbimo iki galutinių rezultatų patvirtinimo.
Pagrindinės funkcijos
Konkursų administravimas
Finansavimo programų skelbimas, konkursų konfigūravimas, paraiškų priėmimo terminų valdymas ir skirtingų konkursų administravimas vieningoje sistemoje.
Elektroninės paraiškos
Paraiškų pildymas internetu, dokumentų įkėlimas, juodraščių išsaugojimas, paraiškų pateikimas ir jų būsenos stebėjimas realiuoju laiku.
Vertinimo procesų valdymas
Ekspertų darbo aplinka, vertinimo kriterijų administravimas, balų skaičiavimas, pastabų teikimas bei sprendimų priėmimo proceso skaitmenizavimas.
Naudotojų ir dokumentų valdymas
Autentifikavimas, naudotojų teisių administravimas, pranešimų siuntimas, dokumentų saugojimas, audito istorija bei lanksti sistemos administravimo aplinka.
Pranešimų sistema
Automatiniai pranešimai, terminų priminimai ir vidinė komunikacija užtikrina sklandų dalyvių bendradarbiavimą.
Ataskaitos ir monitoringas
Automatinės ataskaitos, KPI stebėsena ir analitiniai dashboard’ai, leidžiantys realiu laiku vertinti projektų pažangą.
Rezultatas
Miesto dotacijų valdymo informacinė sistema
Sukūrėme informacinę sistemą, kuri centralizavo Vilniaus miesto savivaldybės konkursų administravimo procesus vieningoje skaitmeninėje aplinkoje. Platforma leidžia organizuoti skirtingų tipų finansavimo programas, administruoti paraiškas, koordinuoti ekspertinį vertinimą ir valdyti visą konkurso eigą nuo paskelbimo iki rezultatų patvirtinimo. Sistema projektuota kaip modulinis sprendimas, todėl skirtingoms finansavimo programoms galima taikyti individualius paraiškų šablonus, dokumentų reikalavimus, vertinimo metodikas ir administravimo procesus, nekeičiant pagrindinės platformos architektūros. Automatizuoti darbo procesai, centralizuotas dokumentų valdymas ir aiškus naudotojų vaidmenų paskirstymas padeda sumažinti administracinę naštą, užtikrina didesnį procesų skaidrumą ir leidžia efektyviau administruoti didelį paraiškų kiekį.
Projekto rezultatai
Sukūrėme konkursų administravimo informacinę sistemą, skirtą Vilniaus miesto savivaldybės finansavimo programų skaitmenizavimui. Projekto metu įgyvendinome visą sprendimo kūrimo ciklą – nuo naudotojų scenarijų analizės ir UX/UI projektavimo iki sistemos programavimo, testavimo, diegimo bei ilgalaikio vystymo.
Konkursų administravimo sistemos projektavimas ir programavimas
Elektroninių paraiškų ir dokumentų valdymo funkcionalumas
UX / UI dizaino kūrimas
Vertinimo ir ekspertų darbo aplinkos sukūrimas
Naudotojų autentifikavimo ir teisių valdymo sprendimai
Sistemos diegimas, testavimas ir vystymas